A avaliação documental é um processo de análise e selecção de documentos que visa determinar o seu destino final, ou seja, a eliminação ou a conservação permanente, bem como estabelecer prazos para a sua guarda, nas fases corrente e intermédia.
O processo de avaliação é em grande parte ostentado pelo recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo:
Fase activa - documentos usados de forma plena e regular
Fase semi-activa – documentos utilizados esporadicamente
Fase inactiva - documentos já não úteis pois já cumpriram os objectivos da sua produção.
O processo de avaliação desenvolve-se, por principio, na fase corrente do arquivo, a fim de melhor e mais facilmente se poder distinguir os documentos de valor transitório, de eliminação sumária, dos que detêm valor informativo ou probatório que justifique a sua conservação a longo prazo. É, pois, de toda a conveniência que os documentos transitem para arquivo intermédio já previamente seleccionados e devidamente classificados. A aplicação de critérios de avaliação tornar-se-á impraticável se os arquivos se encontrarem desorganizados.
Em termos práticos a avaliação parte da identificação das séries e sub-séries documentais (sempre que se justifique) produzidas pela entidade produtora por força do exercício das suas actividades de gestão dos recursos internos e das suas funções específicas. Só excepcionalmente, incidirá sobre o documento.
Ao ser levada a efeito no contexto orgânico e funcional em que se inserem as unidades arquivísticas, facilitar-se-á a análise dos respectivos conteúdos informativos, da sua importância funcional, bem como do estudo da tramitação documental.
A avaliação documental é um processo de análise e selecção de documentos que visa determinar o seu destino final, ou seja, a eliminação ou a conservação permanente, bem como estabelecer prazos para a sua guarda, nas fases corrente e intermédia.
O processo de avaliação é em grande parte ostentado pelo recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo:
Fase activa - documentos usados de forma plena e regular
Fase semi-activa – documentos utilizados esporadicamente
Fase inactiva - documentos já não úteis pois já cumpriram os objectivos da sua produção.
O processo de avaliação desenvolve-se, por principio, na fase corrente do arquivo, a fim de melhor e mais facilmente se poder distinguir os documentos de valor transitório, de eliminação sumária, dos que detêm valor informativo ou probatório que justifique a sua conservação a longo prazo. É, pois, de toda a conveniência que os documentos transitem para arquivo intermédio já previamente seleccionados e devidamente classificados. A aplicação de critérios de avaliação tornar-se-á impraticável se os arquivos se encontrarem desorganizados.
Em termos práticos a avaliação parte da identificação das séries e sub-séries documentais (sempre que se justifique) produzidas pela entidade produtora por força do exercício das suas actividades de gestão dos recursos internos e das suas funções específicas. Só excepcionalmente, incidirá sobre o documento.
Ao ser levada a efeito no contexto orgânico e funcional em que se inserem as unidades arquivísticas, facilitar-se-á a análise dos respectivos conteúdos informativos, da sua importância funcional, bem como do estudo da tramitação documental.